Elektronik Belge Yönetim Sistemi [EBYS]

Genel

Başbakanlığın 16.07.2008 gün ve 2816 sayılı 'Elektronik Belge Standartları' Genelgesinde belirtilen, TSE 13298 numaralı standardına uygun olarak 01.12.2013 tarihinden itibaren Üniversitemizde kullanılmakta olan "Elektronik Belge Yönetim Sistemi" ile;

e-Devlet ve Üniversite kapsamında, gerekli yazılım sistemi kurularak; Belgelerin kayıp ve tahrifatının önlenerek güvenliğinin sağlanması, izlenebilmesi ve geçirdiği evrelerin elektronik ortamda takip edilebilmesi, yetki dâhilinde sorgulanabilmesi ve paylaşımı, arama ve işleme sürelerinin azaltılarak verimliliğin arttırılması planlanırken, merkez ve çevre birimler ile elektronik belge sistemi kullanmakta olan diğer kurumlar arasında kolay ve kesintisiz belge akışının sağlanması ve bu sayede belge oluşturma ve iletme giderlerinden tasarruf edilmesi amaçlanmaktadır.

Ayrıca, iş süreçleri bazında analizler yapılarak gerekli görülen iş ve süreç optimizasyonlarının gerçekleştirilmesi, doğru bir yedekleme politikası ile kurumsal belgelerin sağlıklı ve güvenli bir ortamda saklanması temel hedeflerdir.

Sorumlular

EBYS Birim Sorumluları

EBYS Birim Sorumluları Listesi
(word belgesi - )

EBYS Proje Sorumluları

Yasal Dayanaklar


Sürücüler | Yardımcı Araçlar


PDF Okuyucular

Aşağıdaki PDF okuyucularından birini seçebilirsiniz.

PDF Okuyucu (Adobe)
PDF Okuyucu (Açık Kaynak)
PDF Okuyucu (Foxit Reader)

Evrak Tarayıcılar İçin

Aşağıdaki Canon-P215 Sürücüsünü indirerek sıkıştırılmış dosyayı açınız ve aşağıdaki adımları takip ediniz.

Canon-P215 Sürücüsü (.rar | ≈ 58 MB)
  • İlk olarak Cihazınızın arka kısmında bulunan düğme "OFF" konumunda olmalı ve hep bu durumda kalmalı.
  • Daha sonra "Driver" klasöründen "Setup.exe" yi çalıştırıp kurulumu tamamlayınız.
  • Son olarak "DynamicWebTWAINPlugIn.exe" yi çalıştırıp kurulumu yapınız
  • Belge Tarayıcı cihazları olanların internet tarayıcısı olarak Internet Explorer veya Firefox kullanması gerekmektedir.

Kurulum, Uyarılar ve Güncelleme

Java Kurulum Aşamaları

  1. Eğer bilgisayarınızda JAVA kurulu değilse EBYS içinde(evrak oluşturma, e-imza ile evrak imzalama, vb. ) karşınıza http://www.oracle.com/technetwork/java/index.html adresine sahip aşağıdaki ekran gelip JAVA yazılımını kurmanızı isteyecektir.
  2. Öncelikle aşağıda verildiği gibi (2.1, 2.2) Denetim Masası’ndan Sisteme girerek İşletim Sisteminizin kaç bit(32/64) olduğunu tespit ediniz.
  3. http://www.oracle.com/technetwork/java/javase/downloads/jre8-downloads-2133155.html bağlantısına tıklayarak aşağıdaki sayfaya ulaşınız.
  4. İşletim Sisteminiz 32 Bit ise Madde 3 te verilen ekran üzerinde aşağıda gösterildiği gibi “Accept Licence Agreement” seçeneğini tıklayarak kabul ediniz ve ise jre-8u60-windows-i586.exe tıklayarak indirin.
  5. İşletim Sisteminiz 64 Bit ise ise Madde 3 te verilen ekran üzerinde aşağıda gösterildiği gibi “Accept Licence Agreement” seçeneğini tıklayarak kabul ediniz ve ise jre-8u60-windows-i586.exe ile jre-8u60-windows-x64 tıklayarak indirin.
  6. Yukarıda da belirtildiği gibi 32 Bit işletim sistemi için 32 Bit JAVA’yı, 64 Bit İşletim Sistemi için 32 Bit ve 64 Bit JAVA’ yı kurma işlemini başlatıp aşağıdaki adımları takip ediniz.





EBYS de karşınıza çıkan Java uyarıları

  1. EBYS içinde evrak oluşturma, e-imza ile evrak imzalama, vb. işlemleri gerçekleştiremediğiniz için JAVA KURULUMUNU yaptıysanız aşağıdaki adımları tamamladığınızdan emin olunuz.
  2. Evrak Ekle-> Kurum İçi Giden sayfasında;
  3. Evrakın E-imza ile imzalanması aşamasında;


  4. Karşınıza gelen ekranda “Continue” butonuna basarak işleminizi tamamlayınız.

Java Güncellemesi

  1. Taraycınıza bağlı olarak EBYS’de aşağıdaki ekranlardan biri ile karşılaşıyorsanız Java sürümünüz eski demektir.

  2. Java’nızı güncellemek için aşağıdaki adımları takip ediniz.
  3. Bilgisayarınızın “Denetim Masası” na girip aşağıdaki adımlarda resimlendiği gibi “Görüntüleme Ölçütünü” “küçük simgeler” seçtikten sonra Java düğmesine tıklayınız.

  4. Resimde görüldüğü gibi “Java Control Panel” inde “Update” sekmesine geçiniz.
  5. Update Sekmesinde “Update Now” düğmesini tıklayınız.
  6. Karşınıza aşağıdaki gibi bir pencere açılacaktır. “Update” düğmesini tıklayınız.
  7. Sistem tarafında aşağıdaki aşamalar gerçekleştirilir.
  8. Güncelleme tamamlanmıştır. “Close” düğmesine tıklayarak pencereyi kapatınız.

Adobe Flash Player Kurulumu

  1. Eğer bilgisayarınızda ADOBE FLASH PLAYER kurulu değilse https://get.adobe.com/tr/flashplayer/ bağlantısına tıklayınız.
  2. Tarayıcınıza (Safari, Opera, vb.) göre farklılık gösterebilecek kurulum aşamaları aşağıda Mozilla Firefox ve Internet Explorer örneklenmiştir.
  3. Tarayıcınız Mozilla Firefox ise aşağıdaki adımları gerçekleştiriniz;






  4. Tarayıcınız Internet Explorer ise aşağıdaki adımları gerçekleştiriniz;





Nitelikli Elektronik Sertifika [E-İmza]

E-İmza Talep Aşamaları ve Kullanımı

E-İmza Talebi İçin Gerekli Aşamalar

Adınıza e-imza başvurusu yapıldıysa sırasıyla yapmanız gereken adımlar aşağıdadır:

  1. İlk olarak E-İmza Talep Tablosunu doldurup emel.anil@kocaeli.edu.tr adresine e-posta ile iletmeniz gerekmektedir.
  2. @kocaeli.edu.tr uzantılı kurumsal e-posta adresinize Kamu Sertifikasyon Merkezi adına basvuru@kamusm.gov.tr adresinden "NES Başvuru Formu Erişim Parolasını" içeren bir e-posta gelir.
  3. Posta geldiyse 5. Adıma, gelmediyse bir sonraki adıma geçiniz.
  4. E-postanıza Kamu SM'den e-posta gelmediyse;
    • http://www.kamusm.gov.tr/ adresine girerek "Başvurular" başlığı altından "NES Başvuru Formu Erişim Parolasını Gönder" butonuna tıklayınız.
    • Açılan sayfaya; resimdeki yazı, T.C. kimlik no ve kurumsal (kocaeli.edu.tr uzantılı) e-posta adresinizi yazarak "Gönder" butonuna tıklayınız.
    • Daha sonra e-posta adresinize "NES Başvuru Formu Erişim Parolasını" içeren bir e-posta gelecektir.
  5. Başvuru formunuzu oluşturmak için http://www.kamusm.gov.tr/ adresine girerek "Başvurular" başlığı altından "Nitelikli Elektronik Sertifika Başvuru Formuna" tıklayınız.
    • Açılan sayfaya; resimdeki yazı, T.C. Kimlik no ve e-posta adresinize gelmiş olan parolayı girerek Giriş butonuna basınız.
    • Karşınıza gelen sayfada istenen alanları doldurarak formu oluşturunuz.
    • Oluşturulan formu, "Islak İmza ile Onaya Sun" seçeneği ile onaylayınız.
    • Onaylanan Formu görüntüleyiniz. (Yan yana iki sayfa gibi duran tek sayfalık form oluşur).
    • Formun çıktısını alıp, sağ alt köşedeki imza alanı imzalayınız.
  6. Oluşturduğunuz başvuru formunu, Bilgi İşlem Daire Başkanlığından EBYS Grubuna teslim ediniz.
  7. Bilgi İşlem Daire Başkanlığına teslim edilen formlar, KamuSM TÜBİTAK GEBZE Yerleşkesine elden teslim edilir.
  8. Teslim tarihini takiben KamuSM adınıza ürettiği e-imzayı (NES+miko) NES Başvuru Formunda belirttiğiniz adrese kurye ile şahsınıza teslim eder.

Kurulum Aşamaları

Aşağıda verilen 7 adımdan oluşan görsellerdeki talimatları sırasıyla uygulayınız.









7. Adım: Denetim Masası Java Kontrol Paneli (Java Control Panel) üzerindeki "Güvenlik (Security)" sekmesindeki Güvenlik Seviyesini (Security Level) en alta çekiniz (Medium).

Kurulum Aşamaları

İşletim Sistemi Mac OS olan bilgisayarınızda e-imzanın çalışması için aşağıda verilen adımların gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

  1. Bilgisayarınızda Mac OS (Yosemite) veya Mac OS (El Capitan) işletim sistemi yüklü olmalıdır.
  2. Kuruluma geçmeden önce işletim sistemi dilinin İngilizce olması sağlanmalıdır.
  3. Java kurulu olmalıdır.
  4. Mozilla Firefox kurulu olmalıdır.
  5. Kurye tarafından tarafınıza teslim edilen Akis Akıllı Kartta yer alan Nitelikli Elektronik Sertifikanızı mini kart okuyucuya takarak hazır hale getiriniz.
  6. http://www.kamusm.gov.tr adresinden aşağıda gösterildiği gibi “Sürücü” menüsüne giriniz.

  7. Sürücü Yükleme Servisi ekranında Adım 1 de yer alan işletim sistemini Mac OS , versiyonunu da bilgisayarınızın üzerinde 1. Maddede tespit ettiğiniz sürümü seçiniz.

  8. Sürücü Yükleme Servisi Adım 2 alanında tarafınıza teslim edilen kart okuyucunuzu seçiniz.

  9. Sürücü Yükleme Servisi Adım 3 alanında AKİS Akıllı Kart ı seçiniz ve “Sürücüleri Göster” butonuna tıklayınız.

  10. Kur 1 ve Kur 2 adımlarında yer alan Sürücüyü indir adımlarını sırasıyla yerine getiriniz.

  11. Not: Mac OS (işletim sistemi), Akis Akıllı Kart sürücüsünü yabancı yazılım olarak algıladığından güvenlik ayarlarından gerekli izni veriniz.


  12. Mozilla Firefox tarayıcısını açıp EBYS yazılımı üzerinden E-imzanızı kullanmayı deneyiniz.
  13. E-imza kullanımı esnasında karşınıza gelen uyarılara izin veriniz.

PIN Kodu Alma Aşamaları

Aşağıda verilen 4 adımdan oluşan görsellerdeki talimatları sırasıyla uygulayınız.




E-imzam var, EBYS' de "imzalamanız için evrak gelmiştir" diyor. Tıkladığım zaman alttaki gibi görüntü geliyor. Logo çıkmıyor, ne yapmalıyım?

http://www.kamusm.gov.tr/ adresindeki 2 adet sürücüyü kurmamışsınız veya kurmanıza rağmen logo'nun görüntülendiği sayfada Java eklentisi sizden izin istemiş olabilir. Sayfanın altında veya üstünde uyarı olarak çıkmıştır. Ona izin ver demeniz gerekmektedir.

Sürücüleri kurdum, logo geldi, imzala butonuna tıkladığımda pin kodu girme alanına ismimde geldi. İmzala dediğimde hata veriyor. Ne yapmalıyım?

İnternet bağlantınızı kontrol ediniz. EBYS'nin çalışması internette olduğunuzu göstermez. Bu nedenle google.com'a girmeyi deneyiniz.

E-imza pin kodumu unuttum ne yapmalıyım?

http://www.kamusm.gov.tr/ adresinde "Online İşlemler" başlığından "Nitelikli Elektronik Sertifika" yolunu takip ederek giriş yapıp pin kodunuzu öğrenebilirsiniz.

Pin kodumu 3 kere hatalı girdim ne yapmalıyım?


E-imza hakkında farklı sorularınız için aşağıdaki iletişim yöntemleri kullanabilirsiniz.


İmzala butonuna bastım işlem yapılıyor diyor dönüyor bekliyorum hiç bişey olmuyor.Pin kodu girme ekranı gelmedi hala.

Bir önceki sayfada(imzala buttonun bulunduğu, evrakı gördüğünüz sayfa) Java uyarılarına izin verilmemiştir. İnternet explorerda alt kısıma “izin ver” şeklinde gelir. Firefoxta üst kısımda izin verilecek bir soru olmalı.


Evrak imzalamak için imzala buttonuna bastım, pin kodu alanı geldi. Üst kısımda ismimide gördüm. Pin kodumu girdim. “Sertifika Doğrulama Problemi. Sertifika Zinciri Sorunlu. Sertifika İptal Kontrolü Yapılamadı.” hatasını aldım

İnternet yok. Bağlantınız düşmüş olabilir. EBYS iç ağda bir haber sitesi ile kontrol ediniz.

Evrak imzalamak için imzala buttonuna bastım, pin kodu alanı geldi. Üst kısımda ismimide gördüm. Pin kodumu girdim “Kök Sertifika Bulunamadı” gibi bir hata aldım.

O bilgisayara e-imza sürücüleri kurulduktan sonra ilk kez imza atmaya kalktınız. Tekrar imzalamaya kalkın imzalayacaktır.

İmzalamanız için evrak gelmiştir diyor tıkladık. Açılan sayfada sağ üst köşede “Görev Detayları” başlığı altında Envision logosu gelmedi.

Sürücüler bilgisayara kurulmamış olabilir veya ekranda java için izin ver uyarısı vardır.”Görev Detayları” altında Envision logosu gelmediyse imzala buttonuna basılmamalı.

Evrak imzalamak için imzala buttonuna tıkladım. Pin kodu alanı geldi. Hata vermedi ama ismimde gelmedi.

Sertifika son kullanma tarihi geçmiş olabilir. Zarfın içinden çıkan sertifika son kullanma tarihi vardır. Kontrol edilebilir.

Yenileme başvurusu ardından yeni e-imza kurye ile geldi ne yapmalı.

Eski imzasını son kullanma tarihine kadar kullanmalı. Son günden sonra yeni sim kartını eskisi ile aynı pozisyodna yer değiştirmeli. Yeni sertifika için yeni pin kodunu kamusm.gov.tr adresinden öğrenmeli.

Evrak imzalamak için imzala buttonuna bastım . Sertifika bulunamadı diye hata verdi.

  • E-imza takılmamış olabilir
  • Kart okuyucuya sim kart doğru pozisyonda takılmamış olabilir.
  • -E-imza sürücüleri 2 adet kurulduktan sonra usb porta takıldığında Microsoft'tan da kendisi 1 sürücü indirmektedir. Onu kurmamış olabilir. Farklı bir porta takılarak denenebilir.
  • Sürücüler doğru yüklenmemiş olabilir.

Kart okuyucu bulunamadı ya da 32 bit sürücü yüklü değil hatası geliyor.

EBYS’ye eski adresten(https://192.168.1.42/enVision) girilmiş olabilir. Doğru adres https://ebys.kocaeli.edu.tr/

Kayıp E-İmza Süreci

E-imzanın kaybedilmesi durumunda uygulanacak işlemler aşağıdaki gibidir.

  1. Bilgi İşlem Daire Başkanlığı EBYS Birim Sorumlusu emel.anil@kocaeli.edu.tr adresine (ad soyad, T.C. kimlik no, @kocaeli.edu.tr uzantılı adres, çalıştığınız birim ve kaybedilen ürün bilgisi) e-posta ile kayıp çalıntı bilgisini verilir.
  2. Bilgi İşlem Daire Başkanlığı, sizin adınıza KamuSM' ye yeni e-imza için başvuru yapar.
  3. Başvuruya istinaden sizin @kocaeli.edu.tr uzantılı e-posta adresinize KamuSM'den başvuru e-postası gelir.
  4. E-postayı aldıktan sonra talep edilen ürünün KDV dahil bedeli, Kamu SM Vakıfbank Kurum Ödemeleri sayfasından (Banka Şubeleri, İnternet Şube, Mobil Şube) T.C. kimlik numarası ile sorgulama yaparak hesaba yatırılır.
  5. Gelen parola ile kişi http://www.kamusm.gov.tr/ adresinden "Nitelikli Elektronik Sertifika Başvuru Formu" seçilir. (Örnek görsel aşağıdadır)
    Aşağıdaki giriş ekranında yer alan "Kimlik No" alanına T.C. numaranınızı girdikten sonra "Başvuru Formu Erişim Parolası" alanına 4. adımda öğrendiğiniz parolayı yazarak karşınıza gelen form doldurulur. Çıktısı alınıp sağ alt köşede belirtilen yere imza atılıp Bilgi İşlem Daire Başkanlığı EBYS Birimi'ne teslim edilir.
  6. Bir önceki adımda oluşturduğunuz ve ıslak imza ile imzaladığınız Nitelikli Elektronik Sertifika(NES) Formunu Bilgi İşlem Daire Başkanlığı EBYS Birimine teslim edilir.
  7. Bilgi İşlem Daire Başkanlığına teslim edilen formlar, KamuSM TÜBİTAK GEBZE Yerleşkesine elden teslim edilir.
  8. Teslim tarihini takiben KamuSM adınıza ürettiği e-imzayı (NES) NES Başvuru Formunda belirttiğiniz adrese kurye ile şahsınıza teslim eder.

Kayıp Kart Okuyucu (MİKO)

Kart okuyucunun kaybedilmesi durumunda uygulanacak işlemler aşağıdaki gibidir.

  1. https://ebasvuru.kamusm.gov.tr/kartokuyucu adresine giriniz. Başvuru Tipi Gerçek seçili olarak doldurunuz. Giriş buttonuna basınız.
  2. Talebi karşılayan tutarı, Kamu SM Vakıfbank Kurum Ödemeleri sayfasından (Banka Şubeleri, İnternet Şube, Mobil Şube, ATM) vergi kimlik/TC kimlik numarası ile sorgulama yaparak hesaba yatırınız.
  3. Ödeme hesaba yansıdıktan sonra Kart Okuyucu portaline girilen bilgiler doğrultusunda fatura ile birlikte ilgili adrese kart okuyucu gönderimi sağlanır.

NES(e-imza) Yeni PIN Üretme Yönergesi

  1. NES(e-imza) pin kodunu yanlış girmeniz durumunda aşağıda verilen uyarı mesajı gelecektir:
  2. Uyarıya rağmen pin kodu 3 defa yanlış girildiğinde pininiz kilitlendiğini belirten aşağıdaki ekran gelecektir:
  3. Kilitlenen pini çözmek için yeni açtığınız İnternet Explorer adres çubuğuna http://www.kamusm.gov.tr yazınız.
  4. Açılan "Kamu Sertifikasyon Merkezi" sayfasından "Online İşlemler" başlığı altında yer alan "Nitelikli Elektronik Sertifika İşlemleri" kısmına tıklayınız.
  5. "Kullanıcı Doğrulama Ekranı"nda "Şifreli Giriş" adımını seçiniz
  6. "Şifreli Giriş Ekranı"nda T.C Kimlik numaranızı, Resimdeki Yazı ve Güvenlik Sözcüğünüzü girerek "Giriş" butonuna basınız.
  7. "SMS Onay Ekranı"nda Telefon numaranızın doğru olduğundan emin olup "Onay" butonunu tıklayınız.
  8. "SMS Onay Kodu Giriş Ekranı"nda cep telefonunuza gelen SMS onay kodunu giriniz ve "Gönder" butonuna basınız.
  9. "Bireysel Nitelikli Elektronik Sertifika İşlemleri" sayfasında "Kilit Çözme" butonunu tıklayınız.
  10. Bu aşamada kart okuyucunuzun(e-imza) bilgisayarınıza takılı olduğundan emin olduktan sonra "OK" butonunu tıklayınız.
  11. "OK" tuşuna bastıktan sonra aşağıda verildiği gibi hata ekranı geliyor ise 12. Adıma geçiniz. Hata mesajı almıyor iseniz adım 14 e gidiniz.
  12. Bilgisayarınızın "Denetim Masası"ndan "Java" seçeneğine tıklayınız.
  13. Karşınıza çıkan "Java Control Panel"in üst menüsünde yer alan "Advanced" seçeneğinden aşağıda görüldüğü gibi ayarlama yapınız ve "OK" tuşuna basınız. Daha sonra Adım 3'e gidiniz.
  14. Bilgisayarınızdaki Java sürümü güncel değil ise aşağıda verilen mesajı alabilirsiniz. Bu durumda "Later" diyerek devam ediniz.
  15. Gelen Güvenlik Uyarısında "OK" butonuna tıklayınız ve Adım 16'ya geçiniz. Hata mesajı almıyor iseniz Adım 21'e gidiniz.
  16. Denetim Masası'na giderek Java'ya tıklayınız, aşağıdaki gibi bir penecere açıklacaktır. Açılan pencereden "Security" sekmesine tıklayınız. Daha sonra "Edit Site List..." butonuna tıklayınız.
  17. Açılan pencereden "Add" butonuna tıklayınız.
  18. Açılan pencerede, "https://nesbireysel.kamusm.gov.tr" adresini resimde gösterildiği gibi giriniz ve "Add" butonuna tıklayınız.
  19. Açılan pencereden "OK" butonuna tıklayınız.
  20. Açılan pencereden "OK" butonuna tıklayınız. Daha sonra Adım 3'e gidiniz.
  21. Gelen Java izin penceresinde "I accept the risk and want to run this application." kutucuğunu seçiniz ve "Run" butonuna tıklayınız.
  22. Bu aşamada "OK" butonuna tıklayınız.
  23. "Kilit Çözme Ekranı"nda yeni pin kodunuzu sayfadaki kurallara uygun olarak giriniz ve "Yeni Pin Üret" butonunu tıklayınız.
  24. Bu ekranla karşılaştıysanız Pininiz başarıyla değiştirilmiştir. "OK" diyerek sonrasında çıkış yapabilirsiniz.

E-İMZA YENİLEMEDE UYGULANACAK ADIMLAR

Kullanmakta olduğunuz sertifika (e-imza) kullanım süresinin bitimine dair KamuSM tarafından uyarı mesajı aldıysanız aşağıdaki adımları takip ediniz.

  1. Kurumsal e-imza işlemleri Bilgi İşlem Daire Başkanlığı EBYS Birimi tarafından takip edildiği için öncelikle 3031292/3031294 no’lu telefonları arayarak yenilenmesi gereken tarih için söz konusu birimin KamuSM’ye başvuru yapıp yapmadığını öğreniniz.
  2. EBYS Birimi yenilenmesi gereken tarih için henüz başvuru yapmamış ise başvuru yapılmasını bekleyiniz.
  3. EBYS Birimi yenilenmesi gereken tarih için gerekli başvuruyu yapmış ise Kurumsal E-postanıza (@kocaeli.edu.tr uzantılı e-postanız) @kamusm.gov.tr adresinden 4. Maddede verilen resmi içeren e-postanın gelmesini bekleyiniz.
  4. Başvuru Formu Erişim Parolanız”’ın yer aldığı mesajda “Başvuru Formu Erişim Adresiniz”’de tanımlanan bağlantıya tıklayınız.
  5. Madde 4’te tanımlanan bağlantı adresine tıkladığınızda aşağıda yer alan NES Başvuru ekranı gelir. Gerekli bilgileri girip “Giriş” tuşuna basınız.
  6. 6-Gelen sayfada aşağıda gösterildiği gibi “Yenileme Başvuru” seçeneğine tıklayınız.
  7. 7- Açılan sayfada istenen bilgileri giriniz.
  8. 8- Bilgi girişini tamamladığınızda aşağıda gösterildiği şekilde “Form Onayla” tuşuna basınız.
  9. 9-NES başvurusunda önerilen 2 yöntemden e-imzanız mevcut olduğu için “E-imzalı Başvuru” seçeneğini kullanmanız önerilmektedir. Başvuru esnasında e-imzanız yanınızda değilse “Yöntem 1” seçeneğini de kullanabilirsiniz.
  10. 10-Eğer aşağıda örneklenen uyarı ile karşılaşırsanız “Continue” tuşuna basınız.
  11. 11-Eğer “E-imzalı Başvuru” yöntemini seçtiyseniz işlemi tamamlamak için “İmzala” tuşuna basınız.
  12. 12-Aşağıdaki mesajı gördüğünüzde Kart okuyucunuz (e-imzanın) bilgisayarın usb portuna takılı olduğundan emin olunuz.
  13. 13-İşlem Yapılacak Kart Tipi olarak AKIS olduğundan eminseniz “OK” tuşuna basınız.
  14. 14-Pin Kodunuzu girip “İmzala” tuşuna basınız.
  15. 15- Aşağıda verilen başvuru sonucu geldiyse sertifika yenileme başvurusu başarıyla tamamlanmıştır.Yeni sertifikanız KamuSM tarafından kurye ile formda belirttiğiniz adresinize gönderilecektir.

NES İletişim E-posta Bilgisini Güncelleme

E-imza başvurusu için bildirdiğiniz kurumsal (@kocaeli.edu.tr uzantılı) e-posta bilginizin değişmesi (yeni e-postanızın @kocaeli.edu.tr uzantılı olması zorunludur) durumunda aşağıdaki adımları takip ediniz.

  1. www.kamusm.gov.tr adresine giriniz.
  2. “Online İşlemler” menüsünden “Nitelikli Elektronik Sertifika İşlemleri” seçeneğine tıklayınız.
  3. Gelen ekrandan “Şifreli Giriş” seçeneğini tıklayınız.
  4. Gerekli bilgileri doldurup “Giriş” tuşuna tıklayınız.
  5. “Onay” tuşuna tıklayarak telefon numaranıza SMS onay kodunun gelmesini sağlayınız.
  6. Gelen onay kodunu girip “Gönder” tuşuna tıklayınız.
  7. Karşınıza gelen sayfadan “Bilgi Güncelle” seçeneğini tıklayınız.
  8. Aşağıda ok ile gösterilen “İşlem” sütununda yer alan yenileme görseline tıklayınız.
  9. “İletişim E-posta” alanına @kocaeli.edu.tr uzantılı yeni e-postanızı girip “Güncelle” tuşuna tıklayınız.
  10. KamuSM tarafındaki NES iletişim e-postanız değişmiştir.

Pin Değiştirme

  1. Pin kodunuzu değiştirmek için yeni açtığınız İnternet Explorer adres çubuğuna http://www.kamusm.gov.tr yazınız.
  2. Açılan "Kamu Sertifikasyon Merkezi" sayfasından "Online İşlemler" başlığı altında yer alan "Nitelikli Elektronik Sertifika İşlemleri" kısmına tıklayınız.
  3. "Kullanıcı Doğrulama Ekranı"nda "Şifreli Giriş" adımını seçiniz
  4. "Şifreli Giriş Ekranı"nda T.C Kimlik numaranızı, Resimdeki Yazı ve Güvenlik Sözcüğünüzü girerek "Giriş" butonuna basınız.
  5. "SMS Onay Ekranı"nda Telefon numaranızın doğru olduğundan emin olup "Onay" butonunu tıklayınız.
  6. "SMS Onay Kodu Giriş Ekranı"nda cep telefonunuza gelen SMS onay kodunu giriniz ve "Gönder" butonuna basınız.
  7. "Bireysel Nitelikli Elektronik Sertifika İşlemleri" sayfasında "Kilit Çözme" butonunu tıklayınız.
  8. Bu aşamada kart okuyucunuzun(e-imza) bilgisayarınıza takılı olduğundan emin olduktan sonra "OK" butonunu tıklayınız.
  9. "OK" tuşuna bastıktan sonra aşağıda verildiği gibi hata ekranı geliyor ise 10. Adıma geçiniz. Hata mesajı almıyor iseniz adım 14 e gidiniz.
  10. Bilgisayarınızın "Denetim Masası"ndan "Java" seçeneğine tıklayınız.
  11. Karşınıza çıkan "Java Control Panel"in üst menüsünde yer alan "Advanced" seçeneğinden aşağıda görüldüğü gibi ayarlama yapınız ve "OK" tuşuna basınız.
  12. Bilgisayarınızdaki Java sürümü güncel değil ise aşağıda verilen mesajı alabilirsiniz. Bu durumda "Later" diyerek devam ediniz.
  13. Gelen Güvenlik Uyarısında "OK" butonuna tıklayınız ve Adım 14'e geçiniz. Hata mesajı almıyor iseniz Adım 19'a gidiniz.
  14. Denetim Masası'na giderek Java'ya tıklayınız, aşağıdaki gibi bir penecere açıklacaktır. Açılan pencereden "Security" sekmesine tıklayınız. Daha sonra "Edit Site List..." butonuna tıklayınız.
  15. Açılan pencereden "Add" butonuna tıklayınız.
  16. Açılan pencerede, "https://nesbireysel.kamusm.gov.tr" adresini resimde gösterildiği gibi giriniz ve "Add" butonuna tıklayınız.
  17. Açılan pencereden "OK" butonuna tıklayınız.
  18. Açılan pencereden "OK" butonuna tıklayınız. Daha sonra Adım 1'e gidiniz.
  19. Gelen Java izin penceresinde "I accept the risk and want to run this application." kutucuğunu seçiniz ve "Run" butonuna tıklayınız.
  20. Bu aşamada "OK" butonuna tıklayınız.
  21. "Kilit Çözme Ekranı"nda yeni pin kodunuzu sayfadaki kurallara uygun olarak giriniz ve "Yeni Pin Üret" butonunu tıklayınız.
  22. Bu ekranla karşılaştıysanız Pininiz başarıyla değiştirilmiştir. "OK" diyerek sonrasında çıkış yapabilirsiniz.

Kayıtlı Elektronik Posta [KEP]

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP)

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Projesi, posta hizmetlerinde mevcut teknoloji düzeyini ileri götüren bir proje olup resmi yazışmaların elektronik ortamda mevzuata uygun, uluslararası standartlarda ve teknik olarak güvenli bir şekilde yapılmasına imkân sağlayan bir sistemdir.

KEP, günümüzdeki geleneksel posta pulunun elektronik ortamda eşdeğeridir. Tarih, saat, dijital tanımlama logosu, içerik doğrulama ve kriptolama özelliklerinin yanı sıra en önemli yapısı değiştirilemez olmasıdır. KEP projesi kapsamında kullanılan zaman damgası, gönderilerin elektronik olarak orijinalliğinin bozulmadığı ve dokümanın değiştirilmediğinin hukuki kanıtıdır.

KEP Sistemine Kamu Kurum ve Kuruluşları ile tüzel ve özel tüm kişiler üye olabilmektedir. Her üye bir başka üyeye Kayıtlı Elektronik Posta İletisi gönderebilir ve alabilir.

Üniversitemizin KEP Adresi : kocaeliuniversitesi@hs01.kep.tr

KEP Ana İşlem Yetkilisi: Bilgi İşlem Daire Başkanı

KEP İşlem Yetkilileri      : Genel Evrak Şube Müdürlüğü

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)’nde Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Kullanımı

  1. EBYS üzerinden kurum dışına evrak gönderilmek istendiğinde aşağıda görüldüğü gibi menü üzerinden “Evrak Ekle”->”Kurum Dışı Giden” seçilmelidir.
  2. Evrak gönderilmek istenen kurumun varsa KEP Adresi aşağıda gösterilen alana gelecektir.

    Kurum Dışı Giden Evrak olarak Ankara Üniversitesi Rektörlüğü örneklenmiştir:
    Evrakın Gittiği Yer : Kamu Kuruluşu
    Evrak Kurum/Birim Kodu : 67241463
                                                            MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI YÜKSEKÖĞRETİM KURULU BAŞKANLIĞI
                                                            ANKARA ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜNE

  3. Seçtiğiniz Kamu Kuruluşuna ait bir KEP Adresi var ise;
    Evrak imzalandıktan sonra aşağıdaki resimde gösterildiği gibi zarf işlemi yapılmayacaktır.
  4. Seçtiğiniz Kamu Kuruluşuna ait bir KEP Adresi yok ise;
    Evrak imzalandıktan sonra; evrakınızın çıktısını alıp posta yoluyla gönderilecek şekilde hazırlarken aynı zamanda aşağıdaki adreste anlatıldığı şekilde zarflama işlemi yapılmalıdır.

    http://bilgiislem.kocaeli.edu.tr/dosyalar/Zarf-ve-Posta-Gonderileri-Egitim-Dokumani.pdf

Neden PTT KEP?

Ekibimiz

Emel Yaşar Anıl

Mühendis/Birim Sorumlusu

emel.anil@kocaeli.edu.tr
+90 262 303 12 94

Suray Çalışkan

Memur

suray.caliskan@kocaeli.edu.tr
+90 262 303 12 92

Destek Merkezi'nden

EBYS ana sayfamda kurum haberi var. Gördüm, nasıl kapatabilirim?

Ekte yer alan kurumhaberikapatma.pdf isimli dosya içindeki adımları uygulayınız.

İlgili bağlantı http://bilgiislem.kocaeli.edu.tr/dosyalar/yayinlanan/3/kurumhaberikapatma.pdf

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi)

Görseller kurumhaberikapatma.pdf

Internet Explorer tarayıcısında e-imzamı kullanamıyorum. Ne yapmalıyım?

İnternet Explorer tarayıcısında e-imzanızı kullanabilmek için aşağıdaki adımları takip ediniz. 1-Gerekli sürücüler kurulumu ? Kurulu değil ise; http://bilgiislem.kocaeli.edu.tr/ebys#e-imza adresindeki adımları gerçekleştiriniz. 2-Javanız güncel mi ? Güncel değil ise; http://bilgiislem.kocaeli.edu.tr/ebys#e-imza adresindeki java güncelleme adımlarını izleyiniz. 3-Internet Explorer ayarlarını sıfırlayınız. Sıfırlama işlemini internet_explorer_sifirlama.pdf isimli dosya içindeki adımlarını takip ederek gerçekleştiriniz.

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) internet explorer

Görseller internet-explorer-sifirlama.pdf

Internet Explore tarayıcımı nasıl sıfırlayabilirim ?

Ekte yer alan internet_explorer_sifirlama.pdf isimli dosya içindeki adımları uygulayınız.

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) internet explorer

Görseller internet-explorer-sifirlama.pdf

Mozilla Firefox versiyon 52 ve sonrasında EBYS'yi nasıl kullanabilirim?

Ekte yer alan firefox52.pdf isimli dosya içindeki adımları uygulayınız.

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) Firefox Mozilla Firefox Java

Görseller firefox52.pdf

Google Chrome Tarayıcısı üzerinde e-imzamı nasıl kullanırım ?

Ekte yer alan chrome-ebys-eimza.pdf isimli dosya içindeki adımları uygulayınız.

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) e-imza chrome google chrome

Görseller chrome-ebys-eimza.pdf

Mozilla Firefox'dan EBYS ana sayfasını açamıyorum. Ne yapmalıyım?

Ekte yer alan firefox-ebys-giris-hatası.pdf isimli dosya içindeki adımları uygulayınız.

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) Firefox Mozilla Firefox Ana sayfa

Görseller firefox-ebys-giris-hatasi.pdf

Elektronik imzam var. Elektronik imzamla eşleştirilmiş cep telefonu numaram değişti. Nasıl güncelleyebilirim ?

Kamu Sertifikasyon Merkezinin 444 5 576 numaralı telefonunu arayarak cep telefonu bilginizi güncelleyebilirsiniz.

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) e-imza cep telefonu

Paraflayacak kullanıcılardan Koordinasyon bilgisini nasıl kaldırabilirim ?

Aşağıda verilen koordinasyon.pdf dosyasında yer alan adımları uygulayınız.

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) paraf koordinasyon

Görseller koordinasyon.pdf

EBYS'de yanıt vermeyen yan uygulama uyarısı alıyorum. Ne yapmalıyım?

Aşağıda verilen firefox42java.pdf dosyasında yer alan adımları uygulayınız.

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) java yan uygulama çöktü

Görseller firefox42java.pdf

Kurumsal e-posta nedir?

Kocaeli Üniversitesi personelinin kurumsal e-postası @kocaeli.edu.tr uzantılıdır.

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) kurumsal e-posta e-posta kurumsal

System Administrator tarafından gönderilen e-posta içerikleri geliyor. Ne yapmalıyım ?

Bu tip e-postalar sahte içerikli zararlı mesajlardır. Dikkate almayınız.

İlgili bağlantı

Etiketler Ağ Teknolojileri e-posta zararlı içerik

Kurum dışına İngilizce evrak oluşturmak istiyorum. Ne yapmalıyım ?

"Evrak Ekle"->"Kurum Dışı Giden" sayfasına giriniz ve Şablon alanından "KurumDisiGidenTekImzali(ENG)" seçiniz.

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) ingilizce kurum dışı

Kep Adresi ile gönderilecek evrakın karşı kuruma gidip gitmediğinden nasıl emin olabilirim? Ya evrakım gitmediyse ?

Üniversitemiz Genel Evrak Biriminden evrakınızın durumu hakkında bilgi alabilirsiniz.

Etiketler ebys kep zarf EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi)

Kurum dışı dağıtım yapıyorum. Gönderdiğim kurumlar arasında Kep adresi olanda var olmayanda var. Ne yapmalıyım?

KEP Adresi olan kurumlara evrakınız doğrudan gidecektir. KEP Adresi olmayan kurumlar için aşağıdaki adımları gerçekleştirmelisinz; 1-EBYS üzerinden evrakınız için zarf oluşturmalısınız. 2-Evrakınızın çıktısını alıp posta yoluyla göndermelisiniz.

İlgili bağlantı http://bilgiislem.kocaeli.edu.tr/dosyalar/Zarf-ve-Posta-Gonderileri-Egitim-Dokumani.pdf

Etiketler ebys kep zarf

Kurum dışı giden evrak oluşturuyorum Kep Adresi alanı boş geliyor. Evrakımın dağıtımını nasıl yapmalıyım?

Evrakınızı göndereceğiniz kurumun KEP Adresi yok demektir.Bu durumda aşağıdaki adımları gerçekleştirmelisinz; 1-EBYS üzerinden evrakınız için zarf oluşturmalısınız. 2-Evrakınızın çıktısını alıp posta yoluyla göndermelisiniz.

İlgili bağlantı http://bilgiislem.kocaeli.edu.tr/dosyalar/Zarf-ve-Posta-Gonderileri-Egitim-Dokumani.pdf

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) zarf kep posta

Kurum dışı giden evrak oluşturuyorum. Kep Adresi alanına otomatik olarak bir adres geliyor. Zarf oluşturacak mıyım?

Kep adresi kısmı otomatik olarak dolu geldiyse evrakınız doğrudan karşı kuruma düşecektir. Zarf oluşturmanıza gerek yoktur. Detaylı bilgi için aşağıdaki bağlantı adresini kullanabilirsiniz.

İlgili bağlantı http://bilgiislem.kocaeli.edu.tr/ebys#kep

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) kep zarf

Yazı eklerimi(iki ya da daha fazla) oluşturduğum evrakın dağıtım listesindeki birimlere göre nasıl düzenleyebilirim ?

Oluşturacağınız evrakı dağıtım yapıyorsanız ve eklediğiniz ekleri(iki ya da daha fazla) bir birime gönderip diğer birime göndermek istemiyorsanız evrak-eklerinin-aliciya-ozel.pdf içindeki adımları takip etmelisiniz.

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) ek birden fazla ek ekler dağıtım

Görseller evrak-eklerinin-aliciya-ozel.pdf

Yazı ekimi oluşturduğum evrakın dağıtım listesindeki birimlere göre nasıl düzenleyebilirim ?

Oluşturacağınız evrakı dağıtım yapıyorsanız ve eklediğiniz eki bir birime gönderip diğer birime göndermek istemiyorsanız evrak-ekler-aliciya-ozel.pdf içindeki adımları takip etmelisiniz.

İlgili bağlantı

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) ek dağıtım

Görseller evrak-ekler-aliciya-ozel.pdf

EBYS Ana sayfamda analog saatimi göremiyorum. Ne yapmalıyım ?

Kullandığınız bilgisisayarınızda Adobe Flash Player yüklü değildir. Aşağıdaki linkte verilen adımları takip ederek Adobel Flash Player'ı kurunuz.

İlgili bağlantı http://bilgiislem.kocaeli.edu.tr/ebys#suruculer

Etiketler ebys saat flash player portalpart

Birimim için toplu halde e-imza başvurusu yapmak istiyorum, ne yapmalıyım ?

Aşağaıdaki e_imza_talep_tablosunu doldurup emel.anil@kocaeli.edu.tr adresine e-posta ile iletmeniz gerekmektedir.

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) e-imza imza

Görseller e-imza-talep-tablosu.xlsx

Bilgisayarımda java kurulu olmasına rağmen Google Chrome beni Java kurulum sayfasına yönlendiriyor, neden ?

Google Chrome yeni sürüm (45 ve üstü) yayınlamıştır. Bu sürüm ile Google Chrome java desteğini sonlandırdığı için EBYS işlemleri sorunlarla karşılaşacaktır. Bu nedenle EBYS kullanımınızı Internet Explorer, Mozilla Firefox veya Safari tarayıcıları ile yapılması gerekmektedir.

İlgili bağlantı

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) Google Chrome Chrome Java

Üniversite ile ilişiğimi keseceğim(emekli, istifa, vb.) EBYS için ne yapmalıyım ?

Üniversitemiz ile ilişiğini (emekli, istifa, vb.) kesmek isteyen personelimizin ilişik kesme işlemlerini başlatmadan önce; EBYS üzerinde "Kategorik Görevlerim"de bulunan evraklarını kontrol edip, gerekli işlemleri "İşlemler" menüsünden gerçekleştirip söz konusu alanın("Kategorik Görevlerim") boş olmasını sağlamaları gerekmektedir.

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) istifa kaegorig görev görev

Firefoxtan ingilizce e-postaya giremiyorum ne yapmalıyım?

firefox-email.pdf isimli dosya içindeki adımları uygulayınız.

İlgili bağlantı

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) e-posta firefox e-mail ingilizce e-posta @kocaeli.edu.tr

Görseller firefox-email.pdf

Dağıtımlı evrak oluşturuyorum. Dağıtım listesini tek satırda nasıl yazabilirim ?

Örnek uygulamaların verildiği aşağıda yer alan "dagitim.pdf" dosyasındaki talimatları takip ederek oluşturabilirsiniz.

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) Dağıtım Gönderilen Makam

Görseller dagitim.pdf

Birimimdeki mevcut tarayıcıyı EBYS’de kullanabilir miyim?

Eğer tarayıcınızın Web Twain destekli sürücüsü varsa EBYS’de kullanabilirsiniz.

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) tarayıcı tarama

Tarayıcıda sayfa taramaya çalıştım bu sırada sayfa sıkıştı. Sayfayı çıkarttım yeni bir sayfa taramaya çalıştığımda hala sayfa sıkışmış uyarısı veriyor. Ne yapmalıyım?

Tarayıcınızın arkasındaki iki kabloyu çıkarıp tekrar takınız.

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) tarayıcı tarama

Birimimizdeki “Birim Gelen Evrak” benim ve tarayıcı bende ama EBYS’de evrak ekle dediğim zaman “Kurum Dışı Gelen (tarayarak)” seçeneği çıkmıyor. Ne yapmalıyım ?

Birim Gelen Evrak Yetkisi almanız gerekiyor. Bunun için Bilgi İşlem Daire Başkanlığına yazı yazmanız gerekmektedir. Yazıda kime Birim Gelen Evrak Yetkisi verilecekse belirtilmelidir.

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) Birim gelen evrak tarayıcı tarama Kurum dışı gelen

Pin kodumu 3 kere hatalı girdim ne yapmalıyım?

Aşağıdaki linkten "Bloklanan PIN Kodu" sekmesindeki adımları uygulayınız.

İlgili bağlantı http://bilgiislem.kocaeli.edu.tr/ebys#e-imza

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) pin kodu kilit çözme

E-imza pin kodumu unuttum ne yapmalıyım?

Aşağıdaki linkten "PIN Kodu Alma" sekmesindeki adımları uygulayınız.

İlgili bağlantı http://bilgiislem.kocaeli.edu.tr/ebys#e-imza

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) e-imza pin kodu şifremi unuttum

Sürücüleri kurdum, logo geldi, imzala butonuna tıkladığımda pin kodu girme alanına ismimde geldi. İmzala dediğimde hata veriyor. Ne yapmalıyım?

Aşağıdaki linkten "Kullanım Sorunları" sekmesine bakınız.

İlgili bağlantı http://bilgiislem.kocaeli.edu.tr/ebys#e-imza

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) e-imza imza

E-imzam var, EBYS’ de “imzalamanız için evrak gelmiştir” diyor. Logo çıkmıyor, ne yapmalıyım?

Aşağıdaki linkten "Kullanım Sorunları" sekmesine bakınız.

İlgili bağlantı http://bilgiislem.kocaeli.edu.tr/ebys#e-imza

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) e-imza imza sürücü

Evrakımı imzaya sundum şu an ne aşamada nereden görebilirim?

Evrakınız imzaya sunduktan sonra “Son İşlem Yaptığım Evrak” veya “Evrak Detaylı Ara” sayfalarından evrakınızı bulup “Kimin Üzerinde” sütunundan evrakın kimde olduğunu görebilirsiniz. Evrak tarihçesinden de evrakta hangi işlemlerin ne zaman ve kimler tarafından yapıldığını görebilirsiniz.

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) tarihçe kimin üzerinde evrak ara

Gönderilecek olan makamı 2 satır ya da 3 satır olarak yazmak istiyorum. (Başlığın 2 veya 3 satır ile yazılması) Nasıl yapabilirim?

Evrakınızı oluşturduğunuz sayfada “Paraflayacak Kullanıcılar” alanının altında “Şablon” alanından kaç satırlı olacaksa başlık seçeneklerden ilgili (2 veya 3) kırılım şablonunu seçiniz.

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) başlık evrak oluşturma

Daha önce bana gelen evrakı nasıl bulabilirim?

“Evrak Hızlı Ara” veya “Evrak Detaylı Ara” alanlarından evrakınızı arayabilirsiniz. “Evrak Detaylı Ara” alanında arama seçeneklerini “Kriterler” kısmıyla zenginleştirebilirsiniz. “Kolonlar” alanı ile bulunan evraklarınız size kolaylık sağlayacak kolonları ekleyebilirsiniz.

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) evrak bulma ara detaylı ara

E-imzam var şahsım adına dilekçe yazmak istiyorum. Ne yapmalıyım?

Evrak ekle->Kurum içi giden sayfasına girdikten sonra şablon alanından “Kurum içi giden antetsiz” şablonu seçerek evrakınızı oluşturabilirsiniz.

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) evrak oluşturma dilekçe

İki imzalı olur evrakı, üç imzalı uygunluk yazısı ya da Rektörlük makamına yazı yazmak istiyorum nasıl yazabilirim?

Evrakınızı oluşturduğunuz sayfada “Paraflayacak Kullanıcılar” alanının altında Şablon alanından hazırlayacağınız evrak türüne göre şablon seçmelisiniz. Olur, uygunluk yazılarında “Olur Hitabı” alanından evrakınıza uygun olanı seçmezseniz başlıkta makam gözükmeyecektir. Olur yazılarında imzadan sonra evrakın size geri gelmesi için “Gönderilen Makam” kısmına kendinizi seçmeniz gerekmektedir.

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) iki imza üç imza rektörlük makamına evrak oluşturma

Evrak oluşturma ekranında en alt köşede “Kaydet” butonu var ne işe yarıyor.

“Kaydet” butonuna bastığınız zaman hazırlamaya başladığınız evrakı daha sonra kaldığınız yerden devam etmek için sistemde kayıt eder. Evrakı “Son İşlem Yaptığım Evrak”lardan veya “Evrak Detaylı Ara”dan bulup güncelle seçeneği ile kaldığınız yerden devam edebilirsiniz.

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) evrak oluşturma son işlem yaptığım evrak kaydet evrak bulma

Oluşturduğum evrak paraftan, imzadan geri döndü. Bu evrakı nasıl silerim?

Evrakınız doğrudan silemezsiniz. Evrakınızı güncelleme seçeneği ile açıp alttaki butonlardan önce “Vazgeç” sonra gelen ekrandan da “Reddet ve Kapat” butonuna basarak evrakınızın “Kategorik görevleriniz”de görünmesini engelleyebilirsiniz.

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) evrak oluşturma vazgeç sil

Evrağa nasıl ek ekleyebilirim. Word, excel belgemi ekleyebilir miyim?

Evrağınızı oluşturduğunuz ekranda “Evrak Bilgileri” alanının yanında “Ekler” sekmesi vardır. Ekler sekmesinden bilgisayarınızdaki word, excel veya pdf belgenizi ek yapabilirsiniz. Web Twain sürücüsü olan bir tarayıcınız varsa doğrudan evrağınızı oluşturma aşamasında tarayarak ek ekleyebilirsiniz. EBYS’de var olan bir evrağıda “Ekler” alanından seçerek ekleyebilirsiniz.

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) ek word excel evrak oluşturma

EBYS ye giriyorum. Evrak Ekle-> Kurum İçi Giden yaptığımda Oracle diye bir sayfaya yönlendiriliyorum. Ne yapmalıyım?

Bilgisayarınızda java yüklü değil veya EBYS de Java kullanımına ilişkin çıkan uyarılara izin verme seçtiğiniz için oracle sayfasına yönlendiriliyorsunuz. Java’yı işletim sisteminizin sürümüne göre aşağıdaki linkteki (Kurulum ve Uyarılar) adımları gerçekleştirerek kurabilirsiniz. Java ayarlarını sıfırlamak için kullandığınız internet tarayıcısının ayarlarından internet tarayıcınızı “Reset”lemelisiniz.

İlgili bağlantı http://bilgiislem.kocaeli.edu.tr/ebys#suruculer

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) oracle java

Görseller oracle.png

Evrak oluşturdum, imzacı imzaladı ama evrakta hatalar var nasıl değiştirebilirim?

Evrakınız imza aşamasını geçtiği için sayı ve tarih almıştır. Resmiyeti vardır. Bu noktadan sonra üzerinde değişiklik yapılamaz, silinemez. Yeni evrak oluşturmanız gerekmektedir.

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) değiştirme silme

EBYS giriş ekranında kullanıcı adımı yazdıktan sonra Kimlik alanı çıkıyor ve orada birden fazla kimlik var bunun sebebi nedir?

Birden fazla göreviniz olduğu için her görevinize bir kimlik tanımlanmıştır. Hangi görevinizle ilgili işlem yapacaksanız “Kimlik” alanından görevinizi seçerek giriş yapmanız gerekmektedir.

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) Kimlik görev ünvan

Evraka sayı ve tarihi nasıl veriyorum?

Evraka sayı ve tarih imzacının imzayı onaylamasıyla sistem tarafından otomatik olarak verilmektedir.

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) sayı tarih kayıt numaratör

Evrak yazıyorum e-imzaya mı sunmalıyım ıslak imzaya mı?

İmzaya sunacağınız kişi e-imza sahibiyse evrakınızı e-imzaya sunmalısınız.

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) evrak oluşturma e-imza ıslak imza

Evrak oluşturuyorum kendimi parafçı olarak seçmeli miyim?

Evrakı siz oluşturduğunuz için kendinizi parafçı olarak eklemenize gerek yok. Evrakınızı imzaya sunduktan sonra sizin parafınız otomatik olarak eklenecektir.

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) parafçı evrak oluşturma

Evrak oluşturma aşamasında acil işim çıktı alt kısımdaki “Kaydet” butonu ile evrakı kaydettim ve çıktım. Tekrar kaldığım yerden nasıl devam edebilirim?

Ana sayfanızdaki kısayollar menüsünden “Son işlem yaptığım evrak” sayfasına giriniz. Listelenen evraklar altından evrakınızı bulunuz ve köşesindeki üçgen simgesine tıklayıp “güncelle”ye tıklarsanız kaldığınız yerden devam edebilirsiniz.

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) evrak güncelleme kaydet Son işlem yaptığım evrak

Kategorik Görevlerimde birçok bilgilendirme mesajı var. Nasıl toplu kapatabilirim?

Kategorik Görevlerim panelinin altında “Bilgilendirmeleri Kapat” butonu ile topluca kaldırabilirsiniz.

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) Bilgilendirme Kategorik Görevlerim

EBYS’ye kurum dışından girebilir miyim?

Evet EBYS'ye kurum dışından girebilirsiniz.

İlgili bağlantı https://ebys.kocaeli.edu.tr

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) Oturum açma Giriş

Pozisyonum değişti (Anabilim Dalı Başkanı, Bölüm Başkanı vb. oldum) ne yapmalıyım?

Biriminizdeki EBYS sorumlusuna yeni kimliğinizin tanımlanması için başvurmanız gerekmektedir.

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) Birim değişiklik ünvan pozisyon

Çalıştığım birim değişti ne yapmalıyım?

Yeni biriminizdeki EBYS sorumlunuza değişikliğiniz yapılması için başvurmanız gerekmektedir.

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) değiştirme Birim

EBYS'de kişisel bilgilerimden hangi alanları değiştirebilirim?

İsim ön ekinizi(ör: yrd.doç.dr, doç, prof. v.b.), telefonunuzu, sicil numaranızı, cep telefonunuzu, T.C. kimlik numaranızı EBYS de kişisel bilgiler alanından değiştirebilirsiniz.

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) değiştirme Kişisel Bilgiler Profil

EBYS(e-posta) şifremi değiştirmek istiyorum ne yapmalıyım.

İngilizce e-posta adresinden giriş yapıp; Options->Chgange Password yolunu takip ederek şifrenizi değiştirebilirsiniz.

İlgili bağlantı http://bilgiislem.kocaeli.edu.tr/eposta#sifre

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) şifre E-posta şifresi E-posta değiştirme

EBYS şifremi unuttum ne yapmalıyım?

EBYS şifreniz aynı zamanda e-posta şifreniz olduğu için aşağıdaki linkten "Personel Kullanıcı Formu" nun dökümünü alıp şifremi unuttum seçeneğini işaretleyip gerekli bilgileri formun altında belirtilen kurallara uygun doldurup elden teslim veya 303 12 83 no’lu fax yoluyla başvuru yapabilirsiniz.

İlgili bağlantı http://bilgiislem.kocaeli.edu.tr/eposta#nasil

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) şifre fax

EBYS kaydı için birim sorumluma hangi bilgilerimi vermeliyim ?

Adınız ve soyadınızın Nüfus Kağıdınız ( Mernis projesinde) kayıtlı olduğu şekilde, kocaeli.edu.tr uzantılı e-posta adresinizi, görev aldığınız birimi, unvanınızı, pozisyonunuzu, T.C. kimlik numaranızı, sicil numaranızı, dahili telefon ve cep telefonunuzu bildirmelisiniz.

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) EBYS kaydı kayıt

Görseller ebys-kisisel-bilgiler.png

E-posta adresim tanımlandı mı?

Aşaığdaki linke tıklayınız. Karşınıza gelen Türkçe ve İngilizce e-posta seçeneğinden birine seçip Email address /username yazan kısma kullanıcı adınızı @kocaeli.edu.tr uzantısını yazmadan, Password alanına da şifrenizi yazarak girmeyi deneyiniz. E-posta adresinizi açabildiyseniz tanımlanmıştır.

İlgili bağlantı http://www.kocaeli.edu.tr/e-posta.html

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) E-posta E-posta kaydı Email

Görseller epostasayfa.png

EBYS kullanıcı kaydı nasıl yapılır?

EBYS kullanıcı kaydı için öncelikle kocaeli.edu.tr uzantılı bir e-posta adresiniz olmalı. E-posta adresiniz yoksa aşağıdaki linke girip girip "Personel Kullanıcı Formu"nu doldurup elden teslim veya 303 12 83 no’lu fax yoluyla başvuru yapabilirsiniz. E-posta adresiniz tanımlandığı zaman bağlı olduğunuz birimdeki EBYS birim sorumlunuza kaydınızın yapılması için başvurmanız gerekmektedir. Birim EBYS Sorumlusunun, bilgilerinizi Bilgi İşlem Daire Başkanlığı EBYS Proje sorumlularına iletmesinin akabinde proje üzerinde gerekli tanımlama yapılacaktır.

İlgili bağlantı http://bilgiislem.kocaeli.edu.tr/eposta#nasil

Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) EBYS EBYS kaydı E-posta

Şahsım için e-imza başvurusu yapmak istiyorum, ne yapmalıyım ?

Aşağaıdaki e_imza_talep_tablosunu doldurup emel.anil@kocaeli.edu.tr adresine e-posta ile iletmeniz gerekmektedir.

İlgili bağlantı

Etiketler e-imza EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) e-imza başvuru

Görseller e-imza-talep-tablosu.xlsx